Comment externaliser son système d’information en toute sécurité ?

Système d'information

Pour une entreprise, l’externalisation des systèmes d’information consiste à déléguer le stockage des données à un fournisseur tiers. Un organisme peut envisager cette solution afin de réduire les coûts de stockage des données et assurer leur sécurité. Des prestataires appliquent des tarifs très attractifs pour la gestion, la configuration et le stockage des données, mais il faut faire preuve de prudence avant de leur confier une mission aussi cruciale.  

Externalisation informatique : des risques à éviter

Les risques liés à l’externalisation des systèmes d’information ne sont pas négligeables. D’abord, lorsqu’un agent externe exécute une tâche, il y a toujours un risque qu’il ne puisse pas exécuter le travail comme prévu ou qu’il n’accorde pas suffisamment d’attention. La surveillance du processus peut ne pas être effectuée comme le mandant le voudrait. De plus, dans le cas de l’externalisation, les besoins des clients peuvent ne pas être correctement satisfaits, ou les priorités peuvent être établies à tort. Il se peut que le fournisseur ne comprenne pas tout à fait le fonctionnement de l’entreprise. Des problèmes sont alors susceptibles de survenir en relation avec la dépendance générée par ce service. Les entreprises ont parfois des difficultés à quantifier et définir leurs besoins en termes de services d’information, qui ont également tendance à évoluer avec le temps. Par conséquent, si tous les services n’ont pas été convenus dans le contrat initial, des frais supplémentaires seront appliqués, augmentant ainsi les coûts totaux. Il faut savoir que les prestataires externes comme blue ne sont pas des partenaires stratégiques, puisque l’intérêt pour les avantages n’est pas partagé. Rendez-vous sur www.bt-blue.com pour en savoir plus.

Trouver l’équilibre entre risques et avantages

À mesure que les utilisateurs sont conscients des possibilités et des limites des technologies de l’information, ils ont tendance à devenir plus critiques à l’égard de la fonction informatique interne. Ils ont également perçu les services informatiques internes comme étant obsolètes, inflexibles, coûteux, ingérables et manquant d’orientation client.

Il n’est donc pas surprenant que le service d’externalisation informatique comme celui proposé par blue ait connu une telle croissance. Néanmoins, il n’y a pas de preuve concluante que l’externalisation conduira toujours à des organisations plus ciblées, une plus grande flexibilité, des coûts et des niveaux de personnel et des économies d’échelle inférieurs ou à la solution de tous les problèmes avec les services informatiques internes. En fait, l’externalisation n’est pas toujours avantageuse pour tout type d’entreprise. C’est pourquoi il est important d’évaluer soigneusement les risques, puis de décider d’une externalisation en faisant la balance avec les avantages.

Négociation de contrat : une étape importante

Il est essentiel de prioriser les négociations avec le fournisseur choisi, notamment au niveau des conditions contractuelles. Il est possible qu’un prestataire comme blue veuille utiliser son propre ensemble de contrats. Les contrats sont personnalisables dans une certaine mesure. Les dispositions proposées par votre sous-traitant pourraient être discutées, négociées et envisagées pour inclusion dans l’accord initial.

Assurez-vous que la société d’externalisation définisse les conditions de pré-résiliation des services et décrive les sanctions en cas de violation de ces dispositions. Cela constitue votre stratégie de sortie si l’accord d’externalisation ne donne pas les résultats escomptés.

La sélection d’un fournisseur de services d’externalisation est un processus en soi. Mais il faut l’entreprendre avec un but et une stratégie afin de trouver le fournisseur d’externalisation le mieux adapté.

Gardez à l’esprit que la plus grande valeur de l’externalisation ne réside pas uniquement dans la tarification. Ne sélectionnez pas un sous-traitant uniquement en fonction des prix, mais aussi au regard de la proposition de valeur globale. L’externalisation des services est une solution efficace en période d’incertitude. Cela vous aidera aussi à prospérer.